Arkivplan.no skal til ei kvar tid vere oppdatert når det gjeld kommunen sine datasystem.

Det er arkivskapar si plikt å gi beskjed til arkivleiar om nye system som kjem til og om system som skal avsluttast og avleverast til depot. Kvart system som inneheld bevaringsverdig informasjon skal ha eit eller fleire periodiseringsintervall. Arkivskapar må sjølv følgje opp når kvart enkelt system skal periodiserast og dermed avleverast.

I tillegg til dei periodiske avleveringane er det også andre hendingar som vil føre til at arkivskapar må avlevere informasjon frå sine datasystem. Alle avleveringspliktige datasystem som blir avslutta skal avleverast til depot.

Alle oppgraderingar av avleveringspliktige system som fører til skarpt skille skal avleverast. Det er viktig å merke seg at informasjon må avleverast uansett om ein vel å konvertere informasjon frå det gamle system inn i det nye ( jfr.overgang frå Noark3 til Noark4)

Prosedyre for avlevering

Generelt

System som skal deponerast/avleverast

Arkivuttrekk som følgjer NOARK-4

Arkivuttrekk frå andre system

Historiske basar

Ansvar

Avleveringsprosessen

Tilgjengeleggjering og formidling

Generelt
Avlevering inneber at IKA Møre og Romsdal overtek ansvar over materialet (jf. lov om arkiv § 10), herunder ansvaret for alt vidare teknisk vedlikehald og dei tekniske konverteringar som seinare kan være naudsynte.

Når arkivmateriale vert deponert (overført som depositum), beheld arkivskapar det fulle ansvar. Den kopien av materialet som er deponert i IKA Møre og Romsdal, vert bevart utilgjengeleg for bruk. Arkivskapar har framleis det heile og fulle ansvar for materialet, og må vedlikehalde det aktuelle IT-systemet og betjene eigne brukarar (klientar) inntil den formelle avleveringa har funne stad. Ein arkivskapar som deponerer elektronisk arkivmateriale, kan følgjeleg ikkje slette arkivdata i sitt IT-system.

Ved deponering og avlevering av elektronisk materiale skal definerte data migrerast ut frå systema. IT systema i seg sjølv er difor ikkje gjenstand for bevaring. Med arkivuttrekk meinast eit definert sett av tabellar som er migrert ut av eit system, som til sammen utgjer det som er rekna for å vere den bevaringsverdige informasjonen i systemet.

System som skal deponerast/avleverast
For bevaring prioriterast generelt arkivuttrekk fra følgjande kategorier av IT-system:
1. Journalsystem med eller utan tilknytta elektroniske dokument
2. Andre register og databasar som dokumenterer organs  sakshandsaming
3. Fagsystem, dvs. register og databasar som nyttast som grunnlags- eller støttesystem for sakshandsaming

Kommunar vert oppfordra til å ta kontakt med IKA Møre og Romsdal for rådføring med omsyn til bevaring og kassasjon av elektronisk arkivmateriale.

Med utgangspunkt i den tekniske organiseringa og gjennomføringa av migrering, skiljer IKA Møre og Romsdal mellom deponering fra system som følgjer Noark-4 standard, og øvrige system.

Arkivuttrekk fra system som følgjer Noark-4
Jfr.  arkivforskrifta § 3-17 skal arkivuttrekk fra elektroniske journalar, inkludert eventuelle tilknytta elektroniske dokument, deponerast i arkivdepot straks ein journal- eller arkivperiode - vanlegvis ein valgperiode - er avslutta.

Periodiske avleveringar fra Noark-4 skal følgje spesifiserte krav i Noark-4.1, kap. 15 (Format for utveksling og avlevering)

Periodiske uttrekk fra Noark 4-system
Journalopplysningane skal eksporterast fra databasen som tabelluttrekk fra heile arkivperiodar, jf. reglane for periodisering og bortsetjing i Noark 4.1.

Uttrekket skal omfatte:
1. Ein eller fleire avslutta heile arkivdeler
2. Eventuelle elektroniske saksdokument som er tilknytta journalpostane
3. Rapportar
a. Journal (jfr. Kapittel 11.3.2 i Noark 4)
b. Saks- og dokumentoversyn (jfr. Kapittel 11.4.4)
Ved avlevering og deponering skal tilknytta elektroniske saksdokument overførast saman med uttrekket frå Noark-systemets tabellar også når dei elektroniske dokumenta berre utgjer ein del av saksarkivet. Den delen av saksarkivet som består av dokument på papir, skal først følgje som ledd i den ordinære avleveringa når materialet er ca. 25-30 år gamalt.

Til uttrekk som er produsert av eit system basert på Noark-4 skal det også følgje med spesifikk dokumentasjon frå systemleverandøren som viser kva delar av Noark-4 som er inkludert i systemet.

Arkivuttrekk frå øvrige system
For arkivuttrekk frå øvrige system skal Riksarkivarens metadata standard - ADDMML (Archives Data Description and Manipulation Markup Language) følgjast. Dette gjeld også for system som følgjer Noark-3/Koark standard.

XML (Extenisble Markup Language) skal nyttast som format for tabelluttrekk.

Produserer arkivskapar arkivuttrekk sjølv, eller nyttar eksterne konsulentar til dette arbeidet, skal IKA Møre og Romsdals retningslinjer for produksjon av metadata iht. ADDMML følgjast. (Vedlegg 1).

Historiske basar
Historiske basar inneheld data frå avslutta perioder, og skapast ofte som eit ledd i implementering av nye system eller versjonar av system. Historiske baser fell dermed inn under arkivforskrifta § 3-17, og skal deponerast straks etter at perioden er avslutta/den historiske basen er generert.

Ansvar
Arkivskapar er sjølv ansvarleg for å følgje arkivlova sine føreskrifter med omsyn til når deponering og avlevering skal gjennomførast. Dette gjeld både for periodiske arkivuttrekk frå system som følgjer Noark-4 standard, og deponering og/eller avlevering frå øvrige system. IKA Møre og Romsdal vil gjennomføre kvalitetskontroll av alle arkivuttrekk. Det er imidlertid arkivskapar sitt ansvar at arkivuttrekket samsvarer med dei spesifikasjonane som er gjeve i avleveringsreglementet. IKA Møre og Romsdal kan returnere arkivuttrekk til arkivskapar,dersom arkivuttrekket viser seg å ha avvik.

Bruk av tenester knytta til produksjon av arkivuttrekk
IKA Møre og Romsdal kan tilby teknisk bistand ved migrering og dokumentasjon av data, dvs. produksjon av arkivuttrekk. For at IKA Møre og Romsdal skal kunne yte teknisk bistand vert det forutsatt at organet har det aktuelle systemet i operativ drift, dvs. at systemet er vedlikeholdt og at eigne brukarar (klientar) framleis vert handtert.

Avleveringsprosessen
Arkivskapar må sjølv ta initiativ til å avtale tidspunkt for avlevering/deponering. Dersom arkivskapar har system som skal deponerast periodevis (system basert på Noark-4 og historiske basar) pliktar organet å melde fra til IKA Møre og Romsdal ved innføring av slike periodiseringsrutinar. Organet skal i god tid før periodens slutt avtale tidspunkt for periodisk avlevering.

Når arkivuttrekket er kome IKA Møre og Romsdal i hende, vil arkivskapar motta ei mottakskvittering. IKA Møre og Romsdal vil gjennomføre ein kvalitetskontroll av det aktuelle arkivuttrekket så raskt som mogeleg etter mottak. Etter gjennomført kvalitetskontroll vil organet få attendemelding om deponeringa. Dersom det kan påvisast avvik i arkivuttrekket, dette kan vere avvik fra spesifikasjonane i Noark-4.1 kap. 15 for arkivuttrekk frå Noark-4 system, eller avvik fra metadatastandarden ADDMML og IKA Møre og Romsdals retningsliner for dokumentasjon av metadata, kan IKA Møre og Romsdal returnere arkivuttrekket til arkivskapar. IKA Møre og Romsdal vil så langt som mulig rette opp eventuelle avvik i mottatt arkivuttrekk.

Når arkivuttrekket er kvalitetssikra og deponert vil arkivskapar få tilsendt ei deponeringskvittering. Arkivuttrekket vil da bli oppbevart som en ”arkivkopi”. Etter at deponeringa er gjennomført kan materialet avleverast, dvs. at IKA Møre og Romsdal overtar
ansvar over materialet, herunder ansvaret for alt videre teknisk vedlikehold og dei tekniske konverteringar. Arkivskapar må då kontakte IKA Møre og Romsdal for å få ei stadfesting på avleveringa.

Tilgjengeleggjering og formidling
Maskin- og programsystemuavhengig lagring av digitalt skapt arkivmateriale (lagring i "rådataform") inneber at det avleverte materialet er renska for dei originale hjelpemidla for framfinning.

Tenester knyttet til tilgjengeleggjering og formidling er under utvikling. Pr. i dag vil elektronisk materiale kunne formidlast og/eller tilgjengeliggjerast ved at arkivskapar tek kontakt med IKA Møre og Romsdal.