Sakshandsaming i utval og møteførebuing
1. Sakshandsamar oppretter saksframlegg i sak/arkiv-systemet og melder opp saka til alle utvala og råda saka skal handsamast i, i kronologisk rekkefølge.
2. Sakshandsamar har ansvar for å få godkjent saksframlegget av leiar før det vert sett ferdig.
Saker til kommunestyre, formannskap og hovudutvala skal ha godkjenning frå kommunedirektør. Dersom (einings-)leiar også skal godkjenne saka, må sakshandsamar sende saka til uttale til denne først, før saka vert sendt til kommunedirektør for godkjenning.
3. Frist for å levere sakene til godkjenning til kommunedirektøren er 6 arbeidsdagar før møtedato.
4. Kommunedirektør (ev. via kommunalsjef eller einingsleiar) skal gje tilbakemelding til sakshandsamar i løpet av dagen om saka er godkjent eller om det må gjerast endringar. Saka må vere endeleg godkjent og sett i F innan utgangen av dagen (dvs. 6 areidsdagar før møtedato)
5. Sakshandsamar er ansvarleg for at sakene er ferdig utgreidd tidsnok til at dei kan vere med på saklista til møtet, at alle dokument er knytt til og prøvekonvertert og at kommunedirektør har godkjent saksutgreiinga.
Etter at dette er utført må saksutgreiinga settast i status F.
6. Møtesekretær har ikkje ansvar for saker som står i R og desse vil ikkje bli tatt med på saklista utan særskilt beskjed frå kommunedirektør. Møtesekretær har heller ikkje ansvar for å sjekke om vedlegg mangler.
7. Møtesekretær starter arbeidet med å klargjere innkallinga ei veke før møtedato, jf. reglementet for utvala. Han/ho tek då med dei sakene som står i F.
8. Det er ordførar i samråd med kommunedirektør som avgjer kva saker som skal opp i neste møte formannskap og kommunestyre. For møta i hovudutvala er det kommunedirektør i samråd med utvalsleiar som bestemmer kva saker som skal opp på møtet.
9. Når møteinnkallinga er klar, vert den publisert i Møteportalen til politikarane og i Innsyn på heimesida til publikum. Innkallinga skal vere publisert i Møteportalen ei veke før møtedato.
10. Dokumenta vert lagt ut på offenteleg ettersyn på kommunen si heimeside, jf pkt 9.
03.11.2021
