a.

Sykkylven kommune har sentralt postmottak og alle einingane er knytt til hovudekspedisjonen.

All inngåande post skal leverast til arkivtenesta for registrering/skanning. Arkivtenesta er også mottakar for all e-post som er adressert til kommunen si generelle e-postadresse. Arkivtenesta arkiverar også post frå Altinn og Mottak ( websak )

b.

Personleg adressert post skal leverast uopna til vedkommande dersom ikkje anna er avtalt. Medarbeidarar som mottek personleg adressert post gjennom e-post eller personleg adressering, og denne posten syner seg å vere til administrasjonen, skal straks levere posten til arkivtenesta for registrering. Eposten kan sakshandsamar sjølv importere til sak/arkivsystem.

c.
Post som vert ført i eigne fagsystem skal leverast uopna til einingane det gjeld. Dette gjeld post til barnevern, ppt, flyktning, pleie og omsorg og psykiatri.

Rekningar, fakturaer og rutinemessig korrespondanse om rekneskap skal gå direkte til økonomiavdelinga

d.

Arkivuverdig post skal skiljast ut frå saksposten. Dersom det er tvil om dokumentet er arkivverdig, påfører ein «Returner til arkivet dersom arkivverdig».

Informasjonspost er post som ikkje vert gjenstand for noko form for sakshandsaming. Til informasjonspost høyrer trykksaker, off. publikasjonar, rundskriv, årsmeldingar utskrifter/kopiar frå andre organ. Denne posten skal ikkje til arkivet. Det er den institusjon/bedrift som produserer dokumentet som har arkivansvar.

Generelle invitasjonar og kurstilbod skal som regel ikkje registrerast, men distribuerast til dei som eventuelt kan vere interessert i dette