All inngåande sakspost som ikkje blir registrert i eigne fagsystem skal registrerast i postjournalen.

Arkivtenesta sine oppgåver ved journalføring

• sjå til at inngåande brev inneheld dei vedlegg som det evt. er vist til. Dersom desse manglar skal arkivtenesta ta kontakt med avsendar for ettersending
• påføre mottekne saksdokument eit stempel som identifiserar dokumentet og knytter det til journalen (forskr § 3 - 4)
• Stempelopplysningar:
  • Organisasjonsnamn: Sykkylven kommune
  • År/S.nr: unikt nummer som vert knytt til alle dokument som høyrer til same sak. Blir automatisk tildelt ved oppretting av "ny sak" i sak/arkivsystme
  • Klassering: Rett arkivkode (k.kode eller objektkode)
  • Dato for journalføring

1.1.2008 gjekk ein over til fullelektronisk arkiv for saksarkivet (k-kodearkivet).

Dei elektroniske dokumenta får no status som original.

Etter innskanning av dokument skal ein kontrollere at:

• dokumentet er knytt til rett sak/journalpost
• dokumentet er godt lesbart
• alle sider er med (enkeltsidig/dobbeltsidig)
• alle vedlegg er skanna inn
• det står i merknadsfeltet dersom dokumentet også vert arkivert i papirformat (tinglyste dokument, kontraktar ol)

Dei innskanna papirdokumenta vert lagra etter journalføringsdato og skal oppbevarast 1/2 - 1 år, deretter makulerast

Gradering: Arkivtenesta foreslår tilgangskode for å unnta dokumentet frå offentlegheit ved registrering av ny innkomen journalpost når arkivet trur at dokumentet skal unntakast offentlegheit. Sak/arkiv-systemet har forslag til graderingskodar, med visning til paragrafar i off.lova og forvaltningslova. Det er leiaren sitt ansvar å kontrollere kodebruken og brukt heimel.