All sakspost som vert sendt elektronisk eller manuelt skal registrerast i postjournal. Dei som er knytt til sak/arkivsystem skal registrere korrespondanse i dette systemet.

Anna utgåande post vert registrert i fagsystem.

Sakshandsamar har ansvar for å knytte dokumentet til rett saksnummer. Eksisterar det inga sak frå før skal sakshandsamar opprette sak.

Sakshandsamar er ansvarleg for registrering av utgåande korrespondanse.

Brev som vert produsert i sak/arkivsystem i arkivdelane Land, oppmåling, bygg, plan og saksarkiv blir i fulltekst lagt ut på offentleg postjournal. Det er leiar si plikt å kontrollere bruk av tilgangskode og heimel.

Når dokumentet er ferdigstilt skal sakshandsamar endre dokumentstatus i journalen frå R (reservert) til F(ferdigstilt av sakshandsamar)/E -ekspedert.

Journalføring

Arkivet skal kvar morgon journalføre brev som er ekspedert - Status E, S. Desse skal settast til status J. Før ein set status J skal det kontrollerast at:

- dokument er knytt til rett saksmappe

- dokument unntatt off. er rett skjerma ( del av innhald, sjølve dokumentet og ev mottakar)

- sjå til av ev vedlegg er knytt til