Ein generell regel er at saksmappe ikkje skal fjernast frå arkivet utan at et er lagt igjen eit utlånskort og at utlånet er registrert elektronisk i websak. Arkivlegging skal berre gjerast av arkivtenesta.

Utlån av mapper:

• berre arkivtenesta skal låne ut mapper
• mapper skal ikkje lånast ut til eksterne brukarar
• interne brukarar får utlevert saksmapper frå arkivet. Enkeltdokument vert ikkje lånt ut. Sakshandsamar skal oppbevare utlånte saksmapper slik at det er mogleg for arkivet å finne dei i utlånsperioden.
• sakshandsamar har ikkje høve til å låne ut saksmapper til andre utan at arkivet får melding om dette
• utlånsfristen er 4 veker. Sakshandsamar pliktar å levere attende mappa til arkivet innan utgangen av denne fristen.

Saksavslutting og arkivlegging:

• når ei sak er ferdig handsama skal sakshandsamar sende saka til avslutting. Arkivet skal følgje opp lister med avslutta saker, kvalitetssikre og sette dei til A - avslutta