Førespurnader
Tilgangen er i all hovudsak regulert av offentlighetslova, forvaltningslova og personopplysningslova.

Postjournalen er offentleg når registreringsopplysningar av fortruleg karakter er anonymisert, gjort uleseleg eller sletta. Postjournalen er den naturlege innfalsvinkelen for det breie publikum til dokument i aktivt arkiv.

Alle førespurnader om nyare materiale skal gå via arkivtenesta. Arkivtenesta skal administrere arkivet og hjelpe publikum med å finne dei naudsynte dokumenta og opplysningar dersom desse er tilgjengelege for vedkommande.

Førespurnader om innsyn i eldre og avslutta arkiv i kommunen/verksemda sitt bortsetjingsarkiv skal gå via arkivleiar.

Førespurnad om innsyn i eldre og avslutta arkiv i kommunen/verksemda sitt arkivdepot skal gå via kommunen sin depotansvarlig. Hvis IKA ivaretek depotansvaret for kommunen viser arkivleiar den eksterne brukar til IKA. Sjå forøvrig eige kapittel om arkivdepot.

Førespurnad frå forskarar om bruk av klausulert materiale skal gå via vedkommande departement.

Publikum
Tilhøva skal leggast til rette for at ålmenta kan gjere seg bruk av arkivmateriale i høve til lover og føreskrifter. Brukar må gjerast kjent med reglane for utlån. Publikum som gjer bruk av materialet skal underskrive teiepliktserklæring, kvittere for utlevert materiale og skal tilvisast plass under oppsyn.

Registrering/Utlånskort
Ingen saker må fjernast frå arkivet utan at utlånet vert registrert samt markeret ved utlånskort i arkivet. Utlånskortet skal vere føreskriftsmessig utfylt og erstatter saka fysisk i arkivet på same måte som for internt utlån. Ved retur til arkivet skal registreringa ajourførast og utlånskortet og kortet fjernast frå arkivet. Det bør brukast standardblankettar for registrering og kvittering av utlånt materiale.

Utlånt materiale
Utlånt materiale skal ikkje ligge framme over natta Originalt materiale kan ikkje lånast ut fra verksemda til eksterne brukarar, unnateke i helt spesielle tilfelle. I slike tilfelle skal ein vere garantert sikre og trygge oppbevaringstilhøve i tråd med lovverket sine bestemmelsar. Utlånet skal registrerast etter vanleg prosedyre. All korrespondanse gjennom postverket skal foregå rekommandert.

Kopiar
Ved førespurnad har involverte partar i ei sak krav på kopi av originalt materiale. Det kan krevast betaling for kopi etter gjeldande retningsliner for dette.