Sykkylven kommune har eit sentralt e-postmottak der offisiell e-post til kommunen skal sendast og importerast direkte til sak i sak/arkivsystemet.

Ved handsaming av e-post nyttar ein same prinsipp med omsyn til arkivbegrensing som for ordinær post.

Arkivverdig e-post som sakshandsamar mottek direkte skal snarast sendast til den offisielle e-postadressa, eller ein kan eksportere den sjølv til sak/arkivsystmet. Sjå eiga rutine for dette i dokumentbibilioteket i kvalitetssystemet.

Sakshandsamar må dagleg lese og handsame motteken e-post. Ved lengre fråver skal det leggast inn beskjed slik at den som sender e-post veit at vedkomande ikkje er tilstades.

Treng ein å arkivere sms skal ein kopiere denne og sende den til e-post, deretter eksportere til sak/arkivsystemet