Postmottak får beskjed frå eininga når dei har lyst ut anbod og fristen for dette. Når anboda kjem til postmottak blir konvolutten påført dato og klokkeslett. Anboda blir oppbevart på servicetorget til fristen er gått ut. Alle anboda blir då levert uopna til sakshandsamar. Sakshandsamar skal levere anboda til registrering.

Merk at før innleveringsfristen er kven som har levert inn anbod unnateke offentlegheit, etter anbodsopninga er namnet på tilbydarane offentleg. (men ikkje sjølve innhaldet i anbodet )

Journalføring av anbud/tilbod saker

- Opprette sak i sak/arkivsystem. Sakstittel bør vere Anbud/tilbud - kva tilbudet gjeld/kva for produkt/teneste

- Saka startar med utlysing.

- Utlysing registrast i sak/arkivsystemet som x-notat

- Grunnlagsdokument leggast i sak/arkivsystemet som x-notat

- Tilbod blir skanna og lagt inn - § 23,3 offentleglova

Merknader

1) Mottekne tilbod skal skannast inn i arkivsystemet etter anbodsopninga. Som minimum skal det signerte tilbodsbrevet inn i arkivsystemet, men også vedlegga skal registrerast og papirversjon må også arkiverast for dei som har fullelektronisk arkiv. Dokumenta er då ”ikkje offentlege”. Også tilbod som ikkje fekk kontrakt, skal arkiverast. Desse tilboda kan kasserast når dei ikkje lenger har juridisk eller administrativ verdi.

Når kontrakt er tildelt i anbodskonkurransen, skal ein i omklassifisere dokumenta til ”offentlege dokument”, men tilboda må likevel ikkje offentleggjerast utan at ein har kontrollert og sladda informasjon som ikkje er offentlege.

 2) Dersom eit innlevert tilbod i ein anbodskonkurranse vert feilopna før fristen går ut, gjer ein følgjande:

 a) Dersom det er tid for det, skal tilbodsdokumenta returnerast til avsendar. Ein skal orientere tilbydar om det som er skjedd, og påpeike at dei både kan og bør sende inn tilbodet (eventuelt eit nytt tilbod) innan tilbodsfristen.

b) Dersom det ikkje er tid for slik tilbakesending av tilbod til avsendar og feilopninga skuldast at tilbodet er mangelfullt eller feil merka, skal tilbodet forkastast.

c) Dersom tilbodet er rett innlevert og dermed også rett merka, og det vert opna før fristen, og det ikkje kan sendast tilbake til avsendar for eventuell ny innsending, skal anbodskonkurransen avlysast.

 I konkurransegrunnlaget kan det vere aktuelt å ta inn følgjande avsnitt om offentleg innsynsrett:

Offentleg innsynsrett

Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) av 19.05.2006, som trådde i kraft 01. januar 2009, gir rett til å unnta tilbod og protokoll frå offentleg innsyn, inntil valet av leverandør er gjort. Etter at kontrakt er tildelt, er alle tilboda offentlege.

Oppdragsgjevar skal likevel ikkje offentleggjere forretningsløyndomar. Tilbydar må i tilbodsbrevet opplyse kva deler av tilbodet og kva opplysningar som tilbydar ynskjer skal vere unntatt offentlegheit. Vi vil etter eiga vurdering avgjere kva som skal vere unntatt offentligheit.

 Ved større anbodskonkurransar vil det også kunne vere aktuelt å be om å få eit eksemplar av tilbodet ferdig sladda på ein slik måte at opplysingar som ikkje skal offentleggjerast ikkje viser