|
Konvertering til arkivformat Konfigurering av sak/arkivsystem er sett opp slik at alle saksdokumenta blir automatisk konvertert til gjeldande arkivformat. Arkivet skal kvar dag sjekke korga "til journalføring. Før dei blir journalført skal det kontrollerast at alt er gjort rett, gradering, skjerming, tilgang og at dei er knytt til rett sak. Alle journalpostar med status J blir konvertert til arkivformat kontinuerlig. Fagleiar arkiv må dagleg kontrollere om konverteringa har vore vellukka og straks melde frå til IKT dersom dette ikkje er tilfelle. Denne kontrollen kan ein gjere ved å søke på journalpostar med status J for alle dokumenttyper som er eldre en ein dag og kontrollere at dokumentversjonane er godkjende arkivformat. Makulering av innskanna papirdokument Fagleiar arkiv skal sikre at konvertering frå produksjonsformat til arkivformat har vore vellykka før makulering. Papirversjon av dokument blir oppbevart eit år før makulering. Innan den tid blir dei oppbevart i arkivskap kronologisk på dato. Fagleiar arkiv har det overordna ansvar for makuleringa. |
